特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

 

社会保険労務士法人ＥＬＭソリューションズは、社会保険労務士として行う業務を通じて取扱う顧問先の皆様の特定個人情報等及び当事務所の従業員等の特定個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、特定個人情報の適正な取扱いの確保について当事務所とし取り組む本基本方針を定めます。

 

１　特定個人情報等の取扱いの範囲、体制について

当事務所は、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等（事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等）の範囲を特定し、事務取扱担当者を明確にいたします。また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報を取り扱う体制の整備を行います。

 

２　安全管理措置について

当事務所は、特定個人情報の安全管理措置に関して、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。

特定個人情報等の取扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に顧問先の皆様の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督を行うものとします。

 

３　関係法令・ガイドライン等の遵守について

当事務所は、個人情報及び特定個人情報に関する法令、国が定める指針、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）、社労士版のためのマイナンバーハンドブック及びその他の規範を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

 

４　特定個人情報等に関する問合せ窓口

本人からの特定個人情報の取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対

応を行うための体制を整えます。当事務所における特定個人情報等の取扱いに関するご質

問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。

 

本方針は、全従業者に周知、徹底するとともに、当事務所外に対しても公表いたします。また、従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報保護意識の維持向上を図ります。

 

制定日：2020年4月1日

社会保険労務士法人ELMソリューションズ　
代表　河村　正雄

 

当事務所特定個人情報お問合せ窓口

特定個人情報管理責任者　河村　正雄

電話：03-6427-4284　10:00〜17:00

 

 

社会保険労務士法人ELMソリューションズで取り扱う事務の範囲および利用目的

 

当事務所が、当事務所の従業員又は第三者から取得する特定個人情報等及び委託契約書に基づく特定個人情報等の利用目的は、以下に掲げる個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。

 

 

1.従業者に係る個人番号関係事務	�@雇用保険届出事務※
	�A健康保険・厚生年金保険届出事務※
	�B労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
	�C給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
2.従業者以外の個人に係る個人番号関係事務	�@報酬・料金等の支払調書作成事務
	�A配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
	�B国民年金第3号被保険者届出事務
	�C不動産の使用料等の支払調書作成事務
	�D不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
3.委託契約に基づく個人番号関係事務	�@雇用保険届出事務※
	�A健康保険・厚生年金保届出事務※
	�B労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
	�C賃金計算事務等

上記1〜3に付随して行う事務（特定個人情報取扱事務を含む。）

※1.�@�A、3.�@�Aの事務には、適用、給付及び助成金を含む。

 

 

 

 社会保険労務士法人ELMソリューションズは、業務受託しているお客様の個人情報の保護が最も重要な
責務の一つと認識し、個人情報保護に関する確約を徹底し、次のように取り扱います。

１　法令等の遵守(コンプライアンス尊重)

社会保険労務士法人ELMソリューションズは、個人情報保護法、社会保険労務士法及び機密保護の
基準に従って、常にお客様の情報を厳格に管理し、個人情報を守ります。


２　適正な取得､利用目的

お客様の情報の利用目的は受託契約書に明記し、取得と利用は、労働・社会保険
諸法令に基づく事務所の業務遂行に必要とする最小限において使用し、必要とする場合
以外は事務所外に持出したり口外しません。


３　職員の教育､監督

お客様の情報の適切な取り扱いに関する教育を行い、当事務所から権限を与えられた
職員だけがその情報にアクセスできます。事務所の個人情報保護に関する確約に違反した
職員は、定められた処分に処されます。


４　公表､開示

お客様の情報を他の組織・団体に公表することはいたしません。お客様の指示がある場
合、または労働・社会保険諸法令に基づく法律により必要とされる場合のみです。
また、従業員様からの直接の開示請求については、事業主様を経由して回答することと
します。なお、開示内容により手数料が発生することがあります。


５　業務委託

社会保険労務士法人ELMソリューションズが外部に業務を再委託することはありません。今後、もし一部分
でも外部に委託する場合には、お客様の丁解を得て、必ず当事務所の機密保護基準に従う
こと、および基準遵守状況確認のための監査ができることを要求します。


６　第三者への情報提供

社会保険労務士法人ELMソリューションズは、目的の如何を問わず、外部組織・団体との間で個人に関する
情報を共有すること、および第三者に提供することはいたしません。


７　個人情報の加工

社会保険労務士法人ELMソリューションズは、いただいた情報をお客様の許可なしに独自に変えることは
しません。


８　廃棄処分

いただいた個人情報の法定保持期間を経過し廃棄するときは、クロスカットの
シュレッダーを使用するか、専門の機密保護契約を結んだ外部業者に委託して行います。


９　ＷＥＢ上の管理

個人情報を取り扱うパソコンは充分必要なファイアウオール及びウイルスチェック機能を
装備し、外部に持ち出すパソコンは起動時の認証機能を設定して移動します。


１０　連絡窓口の専任

お客様との連絡等はお客様が指定された貴社ご担当の方を通して行います。


１１　問合せ窓口

上記に開するお問合せは以下にお願いします。

社会保険労務士法人ELMソリューションズ　代表・特定社会保険労務士　河村　正雄
電話　03-6427-4284　電子メール　　gosodan跡elm-solutions.or.jp